La confidencialidad y la educación
Una guía para padres de familia y estudiantes adultos

Introducción
Ley Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
Consejos para padres y estudiantes adultos
Recursos

Introducción

Las instituciones educativas recopilan información desde que el estudiante se inscribe a la escuela preescolar. Y la cantidad de información que se recopila aumenta a lo largo de la vida académica del estudiante.

La escuela recopilan todo tipo de información de carácter privado, incluyendo información sobre la familia del estudiante. De hecho, es probable que la información archivada en los expedientes impacte de alguna forma la experiencia académica del estudiante. Y es precisamente por eso que padres de familia y los estudiantes adultos deben de mantenerse informados sobre las leyes y políticas que regulan la recopilación de dicha información.

Los abusos que pueden ir desde tarjetas de calificaciones expuestas en los pasillos de la escuela, hasta información trivial disponible al público, incluyendo fotos en el Internet.

Debido a la actual incertidumbre en el tema de seguridad nacional, es cada vez más importante que los padres de familia y los estudiantes adultos estén informados sobre quién tiene acceso a dicha información.

Existen algunas leyes que protegen, aunque de manera limitada, los expedientes estudiantiles, como es el caso de la ley federal Family Educational Rights and Privacy Act, o FERPA. Ésta es una de las leyes de confidencialidad más antiguas del país, ya que se promulgó en 1974. La mayoría de los estados adoptaron leyes similares.

La ley FERPA regula a todas las escuelas que reciben fondos federales a través de programas de la Secretaría de Educación, o el U.S. Department of Education. La mayoría de las escuelas están dentro de esta categoría. Pero algunas leyes recientes, como la USA Patriot Act y la No Child Left Behid Act del 2001, han modificado estas leyes.

Los avances en tecnología han estirado al máximo las leyes que regulan la privacidad. El Internet, que ahora se utiliza en casi todas las escuelas del país, ha facilitado la difusión masiva de información estudiantil de forma instantánea y generalizada.

La siguiente guía es un resumen de una publicación sobre la privacidad educativa. La puede leer en inglés en www.privacyrights.org/fs/fs29-education.htm. Asimismo, podrá encontrar información adicional al final de esta guía o al final de la la versión en inglés, más extensa.

La ley Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)

FERPA es la ley más conocida y poderosa en asuntos de privacidad estudiantil. Todas las escuelas que reciben fondos federales están sujetas a esta ley, o sea, todas las primarias y secundarias públicas. La ley otorga derechos a los padres de familia y los estudiantes adultos, quienes pueden utilizarla para proteger sus expedientes personales. La ley FERPA considera estudiantes adultos a aquellos que son mayores de 18 años o que están inscritos en la secundaria, sin importar la edad.

Le ley otorga, por ejemplo, el derecho a recibir una copia de los expedientes académicos del estudiante, a poder consultarlos, y a limitar el acceso a los mismos. FERPA también cuenta con un proceso para corregir errores y para no autorizar la difusión de información personal del estudiante. También se puede utilizar para negar al ejército el permiso de contactar con el estudiante con fines de reclutamiento. Ofrece también un proceso para levantar quejas en la Family Compliance Office de la U.S. Department of Labor. Para obtener más información sobre los objetivos de esta secretaría o sobre la ley FERPA, visite la página web del Departamento de Educación de los Estados Unidos en www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/index.html.

La ley FERPA, sin embargo, tiene importantes limitaciones. No permite, por ejemplo, que los estudiantes demanden a la escuela. Asimismo, responsabiliza a los estudiantes y a los padres de familia a que sean ellos los que nieguen o limiten el acceso a dicha información. Los padres de familia, por ejemplo, deben expresar explícitamente que no desean que se difunda información sobre el estudiante, como el nombre, dirección, teléfono, fecha de nacimiento y área de estudio.

La ley FERPA define los expedientes estudiantiles como “información relacionada directamente con el estudiante y a manos de una institución educativa”. Esto puede incluir calificaciones, información de salud, descripción física general, antecedentes criminales y afiliaciones religiosas, entre otras cosas.

Los padres de familia y los estudiantes adultos tienen acceso a los expedientes. Un padre de familia puede solicitar – y se le debe de proporcionar – una lista sobre la información que se encuentre archivada y un contacto para solicitarla. Los interesados deben de tener en mente que este tipo de información podría estar archivada en varios centros escolares. Asegúrese de preguntar dónde se encuentran los archivos y dónde puede consultarlos.

Aparte de los padres de familia, los siguientes individuos o instituciones, con aprobación, pueden tener acceso a los expedientes del estudiante:

• Personal de la escuela con una necesidad legítima.
• Los oficiales de otras escuelas o de otros distritos escolares durante el proceso de transferir a un estudiante. Se debe informar a los padres de esta petición y proporcionarles una copia si así lo desean.
• Representantes de la oficina de ayuda financiera.
• Organizaciones que lleven a cabo estudios con fines académicos para desarrollar o evaluar exámenes, programas de ayuda financiera, o para mejorar la educación.
• Personas que, en caso de emergencia, necesiten obtener dichos datos para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas.
• Algunas dependencias u oficiales gubernamentales pueden solicitar acceso sin la autorización de los padres, incluyendo a:
  • Comptroller General of the United States, la secretaría federal a cargo de la contabilidad del país, entre otras cosas, y la Secretaría del Departamento de Educación. La oficina del Comptroller tiene cierta autoridad para llevar a cabo auditorías.
  • Las autoridades de educación también podrían tener acceso a dicha información con el propósito de llevar a cabo auditorias y evaluaciones de los programas educativos federales.
  • Representantes de la fiscalía federal con fines de hacer cumplir la ley. La información personal que se recopile debe de ser destruida una vez que ya no se necesite.
  • Algunos funcionarios locales y federales podrían tener acceso a esta información si el estado promulgó una ley antes del 19 de noviembre de 1974, en donde se otorga acceso a esta información si existe una relación con el sistema de detención de menores. El acceso debe ser para uso exclusivo de las autoridades del sistema de detención de menores. Las autoridades, sin embargo, deben aclarar, por escrito, que no darán a conocer dicha información a una tercera persona, de acuerdo a leyes estatales, sin el consentimiento de los padres.
  • La institución educativa puede dar a conocer el contenido de los expedientes en respuesta a un citatorio emitido por un jurado – o de cualquier otra autoridad - pero no podrá revelar la información sobre el citatorio o sobre el tipo de información que se dio a conocer.

Usted debe de estar consciente de que estos individuos u organizaciones no podrán compartir la información con terceras personas sin el consentimiento de los padres. Asimismo, cada dependencia debe mantener un archivo sobre el expediente, típicamente llamado “access log” (registro de acceso), en donde se presenta una lista de todas las personas que solicitaron acceso a los expedientes del estudiante, o a los que se concedió dicho acceso.

La ley FERPA no obliga a las instituciones a mantener archivos por un periodo específico de tiempo a menos de que sea solicitado por los padres o por el estudiante adulto. Sin embargo las instituciones educativas deben de utilizar métodos para asegurar que la información esté protegida.

Los padres de familia pueden solicitar, por escrito, que la escuela enmiende cualquier información errónea. Si la escuela no lo hace en un periodo de tiempo razonable, el padre de familia tiene derecho a una audiencia, que se debe de llevar a cabo también en un tiempo razonable. La decisión debe de darse a conocer por escrito, tanto a los padres de familia como al distrito escolar, también dentro de un plazo razonable.

Consejos para padres y estudiantes adultos

Conozca las maneras en que usted puede monitorear activamente y limitar el uso de los expedientes estudiantiles de su hijo. Aprenda a proteger la confidencialidad al máximo permitido por la ley.

• Lea toda la correspondencia de su hijo que provenga de la escuela. Ponga atención a la “letra pequeña”. Busque terminología como “personally identifiable información”, o “información personal”; “directory information” (información de directorio) y “opt-out” (posibilidad de cancelación). Es fácil, al principio del año escolar, sentirse abrumados por el papeleo. Pero tome un momento para leer sobre los asuntos de confidencialidad. Son importantes.
• Siempre cuestione la razón por la que se está solicitando la información. Si le dicen que es por ley, asegúrese de pedir una copia.
• Conozca la definición del término “información de directorio” que utiliza su escuela. Solicite una forma “opt-out”, o sea, que le permita negar el permiso a la escuela de difundir información a una tercera persona, incluyendo el nombre, teléfono, fecha de nacimiento, área de estudio, fechas importantes y actividades académicas del estudiante, entre otras. Las escuelas tienen la obligación de ofrecer esta opción a los padres de familia. Se espera que las escuelas expandan la definición de “directorio de información” para incluir más información estudiantil.
• Solicite una copia de la política de la escuela en relación el acceso a los expedientes estudiantiles, ya sea a terceras personas o a organizaciones que buscan llevar a cabo encuestas. Asimismo, solicite una copia del cuestionario que debe llenar su hijo. Puede ser que la escuela se niegue, pero vale la pena preguntar y además mandará un mensaje a la escuela de que usted está poniendo atención.
• Asegúrese que su hijo le avise cada vez que tenga que llenar un cuestionario. Cuando usted no se sienta cómoda, diga que prefiere no llenarlo.
• Solicite una copia de la política de la escuela en relación el acceso a los expedientes académicos. Siempre haga las solicitudes por escrito y utilice el servicio de correo certificado. Mantenga una copia.
• Solicite una copia de la política de la escuela en relación al uso de cámaras fotográficas y cámaras de video que capturan los rostros de los estudiantes.
• Asimismo, solicite una copia de la política de la escuela en relación a la publicación de información estudiantil, incluyendo fotografías, en sitios de Internet patrocinados por la escuela. Si no existe una política, platique con otros padres de familia y contacten a la junta directiva de la escuela para que se adopte una política al respecto.
• Tenga en mente que su hijo podría participar en programas que no están patrocinados por la escuela pero que de cualquier manera podrían estar relacionados con la institución. Averigüe si algunos programas, ya sea de música o deporte, cuentan con páginas de Internet en donde se identifica a los estudiantes a través de fotografías o imágenes. Aunque la ley FERPA no regula este tipo de actividades, es una buena idea examinar la política de privacidad de la escuela y de hacer cumplir sus derechos.
• Si no quiere que los reclutadores militares contacten a su hijo, solicite llenar la forma correspondiente. Las escuelas tienen la obligación de darle una lista de contactos al respecto.
• Revise los expedientes y archivos académicos de su hijo con frecuencia. Se recomienda una vez cada año, aunque puede hacerlo dos veces al año, especialmente si usted tiene algún tipo de preocupación.
• Si se viola una ley de confidencialidad, documente el incidente cuidadosamente por escrito. Además de contactar con los maestros y con el personal administrativo, escriba una carta a las autoridades de la escuela o incluso a la junta directiva de la institución. También puede levantar una queja ante la Secretaría de Educación o el U.S. Department of Education, si usted sospecha que se violó una ley federal.
  

Recursos

Cómo levantar quejas bajo la ley FERPA

U.S. Department of Education Family Compliance Office
Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, D.C. 20202-4605
Teléfono: (202) 260-3887
Correo electrónico: ferpa@ed.gov
Página de Internet: www.ed.gov/offices/Oll/fpco/ferpa/index.html

Visite la página de Internet de la Secretaría de Educación si desea obtener consejo sobre cómo levantar una queja. Hay una sección dedicada exclusivamente a los padres, titulada “FERPA General Guidance for Parents”. La dirección es www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/parents.html

Otras páginas de Internet de la Secretaría de Educación

• Protection of Pupil Rights Amendment
  www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ppra/index.html
  
  
• No Child Left Behind Act
  Teléfono: (888) 814-NCLB
  TTY: (800) 437-0833
  Correo electrónico: nochildleftbehind@ed.gov
  Pagina de Internet: www.nclb.gov
  
  
• Protection of Human Subjects Information
  www.ed.gov/offices/OCFO/humansub/overview.html

Esta guía se llevó a cabo gracias a fondos de la fundación Judith and Alfred A. Rosenberg Family Foundation

Derecho de Autor © 1994-2006. Este documento, cuyo contenido está protegido por las normas de derecho de autor, se puede reproducir y distribuir solamente con fines educacionales o no lucrativos. Se prohibe alterar el documento sin autorización previa de Privacy Rights Clearinghouse (PRC). Asimismo, la información debe de utilizarse sólo como recomendación y no en forma de consejo legal. Las Páginas Informativas contienen información sobre leyes federales y estatales de California. Las leyes de otros estados pueden variar. Las cláusulas aplican, en la mayoría de los casos, a la población en general.